Plan de reduccion de costos

Buenas tardes compañeros.

Me encuentro realizando un Plan de Reducción de Costos para el grupo, algunas veces me tomo atribuciones que no me corresponden, pero creo que un contador puede aportar ideas para mejorar a las empresas desde el area fianciera. Claro esta, dicho Plan se lo presentaré a la administración "sin que me lo hayan solicitado", pero lo creo necesario ya que formo parte de la empresa, y cuando se habla de recortes de personal resulta irresponsable hacerlos sin antes haber tratado de reducir costos variables para evitar despidos.

Segun los que saben, una empresa reduce costos principalmente por:
1. Entorno competitivo desafiante,
2. presión para bajar precios, y
3. Financiar su crecimiento.

Parece ser que, se olvidaron de una 4 razón "Inestabilidad económica regional o global" (quizas por que el estudio se realizó en época de vacas gordas)

Por lo anterior, les solicito que en base a una lluvia de ideas me apoyen, y creo que puede servirles muchos en sus mismas empresas, no importa que sean descabelladas o que piensen que es insignificante el ahorro, ya que grano a grano se forma una playa....así es que, sin mas mitote, plasmo lo que en pocos minutos he avanzado en el denominado "Plan de reducción de Costos" (algunas cosas son muy particulares, pero las dejo por si les sirve a alguien):

PLAN "VACAS FLACAS"

1. Sueldos y Salarios. Se realizan algunas recomendaciones:
- Sabemos que, el rubro de nómina es por mucho de los más representativos. Nuestra ventaja es que dicha prestadora pertenece al mismo Grupo, por lo que, se debe evaluar la conveniencia de ajustar a la baja el porcentaje que se traslada por el servicio, o en su defecto prescindir de la prestadora de servicios y seguir maquilando la nómina, claro, con el posible riesgo de que se pueda generar PTU en alguno de las empresas del grupo.
- Respecto a las horas extras e incentivos u otra percepciones, es de vital importancia evaluar si son estrictamente necesarias estas, ya que el monto que representan es significativo. Así mismo, en su mayoría, las empresas no manejan para los empleados de confianza este tipo de erogaciones, esto debido a que “mayor salario mayor responsabilidad”, esto ya que, si se pagaran horas extras a los departamentos de administración o contabilidad, la nómina se elevaría de tal forma que resultaría incosteable.
- Monitorear eficientemente el otorgamiento de percepciones no estipuladas en el contrato de trabajo, ya que, si no se controla puede significar que se detecte demasiado tarde, es decir, cuando se decida eliminar empleados (por los altos costos que se generan)
- No crear nuevos conceptos o responsabilidades patronales sin antes evaluar su impacto financiero.
2. Medios de comunicación e Internet. Se plantean cuestionantes y posibles áreas de oportunidad:
- ¿Se requiere tener el servicio de celular y radio o es posible sobrellevarlo con solo radio? O en su caso ¿no es más económico solo el servicio de celular para unos y el radio para quienes en realidad sea indispensable?
- ¿Se respetan los límites de minutos y servicios establecidos o no existe control efectivo sobre ello?
- En el caso de quienes utilizan sus propios equipos ¿se controla el presupuesto que se les asigna mensualmente?
- Si los socios tienen servicios para uso familiar ¿se les hace de su conocimiento la cifra mensual?, claro esto tiene como fin crear conciencia de que no salen de sus bolsillos sino de la misma empresa (cosa que anteriormente solo se manejaba por cada administrador de cada empresa).
- En el servicio de telefonía fija, se debe evaluar si el paquete contratado es el idóneo, así como si existen otras compañías que ofrezcan el mismo servicio a menor costo. Es muy común ahora, que exista más competencia que antes en este rubro, por lo que se abren más posibilidades de reducir costos.
- El servicio de Internet, sabemos que es indispensable hoy en día pero ¿el servicio contratado es justo lo que requerimos o supera con mucho el ancho de banda que se requiere?, la respuesta a esta pregunta, nos señalará si hay que contratar un servicio de menor capacidad. Así mismo es importante investigar otras opciones para el servicio, esto con el fin de evitar tener contratado el más costoso.
3. Consumibles papelería y artículos de oficina. Se citan algunos casos a observar:
- El rellenado de tonher en lugar de adquirir de paquete, claro esta buscando una opción confiable.
- En el mismo rubro de impresión, todos sabemos que el uso de impresoras a color resulta exageradamente caro el cartucho de tinta, por lo que se debería limitar su uso, por ejemplo en cada oficina de cada negocios se cuenta con una impresora a blanco y negro (láser usualmente que rinde mas impresiones que las de inyección de tinta), sería cuestión que la persona que administra las redes la configurara para que todos los que deseen imprimir lo hagan en blanco y negro.
- Sabemos que, en la configuración del modo de impresión se encuentra la posibilidad de “calidad de impresión”, y de hecho, creo que no todas las impresiones deben tener el máximo de calidad, por lo que al reconfigurar la calidad de impresión significará un pequeño ahorro en el rubro de tintas y tonher.
- El reciclado de hojas se debe instaurar como norma.
- El control de compras de papelería, como por ejemplo la compra de plumas, que en realidad en las oficinas en general (no me refiero solo al grupo) es indiscriminado, se puede solucionar implementando el esquema de “reemplazo de pluma al mostrar la anterior que ya no tiene tinta” o algo mas práctico es comprar una pluma por cada escritorio, las cuales puedan fijarse en este, así se evitaría el extravío de estas, o por último asignar el equipo y estimar conforme a su uso que se estará adquiriendo cada determinado periodo para sustituir la anterior.
4. Uniformes. En este caso, resulta importante lo siguiente:
- Establecer un control efectivo sobre la compra, asignación y cuidado de estos, es decir, comprar los estrictamente indispensables, como por ejemplo en los que su uso sea “obligatorio”.
- En el área de oficina, definitivamente implementar las características de la vestimenta (por ejemplo camisa y pantalón de vestir) y que con ello cada quien la cumpla, sin que la empresa caiga en erogaciones por este concepto, así mismo sanciones a quien incumpla con ello, esto con el fin de que los empleados estén presentables ante clientes y proveedores, cumpliendo con la imagen que se desea externar de la empresa.
- En el caso de ser necesario uniforme rotulado y de ciertas características (color, manga corta o larga, tipo de tela), puede solo proporcionarse camisas, mas no así pantalones, ya que, de hecho al poco tiempo se dejan de usar los pantalones proveídos.
- Recoger los uniformes a quienes renuncien o sean despedidos, claro solo aquellos que puedan ser reusados por un nuevo empleado (en el caso del área de mtto. que es o era una práctica establecida).
5. Energía eléctrica.

En fin, estoy renglón por renglón planteando opciones, pero sé, que como a cualquiera paso por alto algunas cosas, por lo que agradezco anticipadamente sus comentarios o recomendaciones.

Un saludo