LAS AUDITORIAS INTERNAS EFECTIVAS.
La Clave de una Auditoria Interna:
Hemos observado que en algunas organizaciones, la auditoria interna (sea ésta de calidad, medio ambiente o salud y seguridad ocupacional), se realiza sólo como una formalidad, como "tratando de molestar lo menos posible", o de generar la mínima cantidad de "papeles" comprometidos.
Se pierde en estos casos, uno de sus principales beneficios: proporcionar una apreciación externa e independiente a cada proceso, y aportar posibilidades de mejorarlo.
La visión de las auditorias internas de la última serie de normas ISO, apoyada en los lineamientos de la ISO 19011:2002, está orientada no sólo hacia la evaluación de la conformidad (representación estática), sino más bien hacia la eficacia del sistema de gestión para alcanzar los objetivos establecidos.
Y así, vemos que muy pocas veces, el Informe Final refleja una conclusión al respecto. más bien éstos son un compendio de datos generales de realización y de No Conformidades y Observaciones (en algunos casos, se presentan algunas Sugerencias de Mejora, que más que nada muestran el temor de escribir la realidad de un incumplimiento encubierto).
Deseamos por todo esto, hacer hincapie en algunos consejos que pueden resultar en auditorias internas con valor agregado.
Factores que determinan una auditoria efectiva:
1) EL ENFOQUE DE LOS AUDITORES:
La verdadera utilización del enfoque a procesos y del ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), representa una diferencia en los resultados obtenibles de una auditoria. Lamentablemente muchos auditores (o quienes forman auditores) fueron formados originalmente con metodologías y técnicas de vigilancia policíaca, limitándose a entrevistar personas (y no a evaluar procesos), a "buscar" alguna No Conformidad para justificar su tarea, no viendo más allá de las 4 paredes que encierran el departamento que está auditando, o quedarse en la "cómoda", que es pedir documentos (procedimientos, instructivos), etc.
Si se realizaran preguntas sistémicas, del tipo: ¿Cuáles son los objetivos de su proceso?, ¿Y cómo ha planeado obtenerlos?, ¿Qué hace cuando la tendencia de un indicador le muestra un desvío?, ¿Ha verfiicado la efectividad de acciones tomadas para corregir tendencias desfavorables? El auditado podría visualizar realmente los objetivos de un sistema de gestión, y no solo preocuparse por tener una carpeta con documentos que alguna vez le dieron.
He comprobado que existen auditores internos que no saben cómo encarar una auditoria si no encuentran procedimientos para verificar.
2) EL MANTENIMIENTO DE LA COMPETENCIA DE LOS AUDITORES:
La mayoría de las veces, un auditor se califica haciendo un curso de formación de auditor interno (de entre 4 y 16 horas), como si eso fuera suficiente. Y continúa así por años. Sin pensar en cuales son las posibilidades reales que tiene ese auditor de desarrollar sus competencias prácticas como auditor (cuántas horas de auditoria realiza por año?). Sería muy bueno procurar que los auditores internos se mantuvieran en entrenamiento, para lo cual pueden programarse talleres de auditoria, ejercicios de práctica (por ej. detección de requisitos normativos ante situaciones ficticias o reales, asistencia a seminarios (nunca se termina de aprender todo sobre las Normas ISO!), posibilidad de hacer auditorias de entrenamiento en empresas colegas, conocidas, o de un mismo grupo empresario (nunca pude entender por qué tanto miedo a abrir las puertas para que nos recomienden cosas para mejorar!), hacer evaluación de proveedores, y otras actividades que si el Responsable de la Gestión de auditorias se pone a pensar, fácilmente va a encontrar alternativas viables.
3) LA PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS:
a) El plan anual que establece "la" auditoria interna para un día o dos. Si bien es más fácil de organizar, ya que toda la empresa sabe que en esos días "hay auditoria", y por lo tanto, todo es preparado para llegar justo con "las cosas en orden". En los 15 días previos, todos se acuerdan de las cuestiones de gestión que hay que actualizar!!!. Las auditorias distribuidas a lo largo de todo el año, cierto que más complicadas de coordinar, generan en cambio una cultura que la auditoria es una actividad normal, y que el sistema de gestión es una vivencia cotidiana.
Además poco se tienen en cuenta la importancia o el estado de los procesos a auditar, o cambios producidos, a fin de determinar la frecuencia óptima para cada caso (esta consideración, que forma parte del requisito normativo de auditoria interna, podemos decir que lo encontramos en falta en casi todos los planes.
b) Los horarios asignados a las sesiones de auditoria: año tras año se programan las jornadas de auditoria con la misma carga horaria. 1 hora para el departamento A, 2 horas para el departamento B, etc. Sin tener en cuenta la realimentación de la auditoria anterior (alcanzó o sobró en base a la criticidad de los procesos involucrados), sin aportar algo de creatividad
c) Siempre los mismos auditores asignados para las mismas áreas (claro, ya conocen el proceso a auditar!). La rotación de auditores enriquece su competencia (relacionado con el punto 2).
d) el alcance a una muestra representativa de todos los procesos involucrados, brinda la posibilidad de encontrar más oportunidades de mejora. Tal vez hayamos pensado siempre en ver lo mismo...
4) LA UTILIZACIÓN DE LISTAS DE VERIFICACIÓN APROPIADAS:
En algunos casos, las listas de verificación (o cuestionarios) no son registros del sistema de gestión (no se guardan como evidencia de lo realizado; claro, las Normas ISO no la piden en forma mandatoria). Esto trae varios inconvenientes: si se quisiera verificar si se han auditado todos los requsiitos aplicables, ello no es posible, no se puede progresar en el tipo y orientación de las preguntas, se pierden los datos de las evidencias positivas observadas (parece que las auditorias sólo debieran reflejar lo que está mal, sin dejar rastro de aquello que se encontró bien).
En otros casos, se utiliza una matriz estática de preguntas (facilita la tarea de preprara la auditoria). Entonces vemos que en sucesivos años, siempre se hacen las mismas preguntas, sin variación. Qué se espera obtener como resultado?. Por ejemplo, es lógico admitir que en la primera auditoria de implementación (antes de la certificación)se pregunte sobre "si existe un manual de gestión". pero después, en la segunda ..., y en la tercera ... y asi sucesivamente!!!. Indudablemente estos cuestionarios fijos hacen monótona la auditoria. Y los auditados encuentran poco útil esta actividad. Además, si fuera así, la verdad es que los cuestionarios se podrían responder por mail!!!. Cuál es el rol del auditor en estos casos?
Una variante igualmente siniestra son los cuestioanrios donde sólo se verifica la Conformidad: ¿tiene esto?, tiene aquello?, cumple lo que dice el procedimiento?, etc.
Los cuestionarios deben ser dinámicos, adecuados a la situación que se está pasando en el momento de la auditoria, con preguntas atrevidas y orientadas a la mejora continua, que generen oportunidades de reveer procesos y situaciones, que permitan ir más allá de la simple colección de datos e incorporen el análisis y la acción.
5) EL INFORME FINAL:
Informes sustanciosos, no sólo formales. Con conclusiones apropiadas a los objetivos de la auditoria (alguna vez se puso a pensar para qué se hizo esa auditoria? (sí, esa frase que está en el título "Objetivo y alcance", que tradicionalmente dice "verificar la aplicación y efectividad del sistema de gestión"). La Dirección de la organización necesita saber a través del informe, cuál es el estado del sistema de gestión, cuáles son los procesos que deben mejorarse, qué cosas están andando muy bien. No solamente una estadística de X No Conformidades e Y Observaciones por sector.
(Y pensar que he visto informes que califican los resultados de la auditoria en función de cuántas No Conformidades se encontraron. Pocas NC significan bueno? o mal auditado? Muchas NC significan malo? o con muchas cosas para mejorar afortunadamente? o auditores rigurosos? o banales?, o poco tiempo? o mucho tiempo?, cuál es el parámetro de referencia?)
6) LA MEJORA CONTINUA DEL PROCESO DE AUDITORIA:
Finalmente, y la misma ISO 19011, lo recomienda: qué se ha pensado para la mejora de este proceso?. Cómo se logra que período tras período, se mejore la planificación, la competencia de los auditores, las conclusiones.
Nuca se preguntó por qué el auditor del ente de certificación encuentra cosas que los auditores internos nunca vieron?
¿CÓMO SE PUEDE MEJORAR EL PROCESO DE AUDITORIA?
Efectuando mediciones y análisis sobre:
- la habilidad de los equipos de audiroria para implementar el plan de auditoria
- la conformidad con los programas y calendarios de auditoria
- la retroalimentación de clientes (dirección, gerencias) y auditados. Alguna vez se le ocurrió preguntarle a los auditados cómo se sintieron con la auditoria?, si sacaron conclusiones beneficiosas?, si le aportó valor?, si se cumplieron sus expectativas?, etc.
- el tiempo tomado para solucionar / mejorar los desvíos detectados, y su efectividad. Mejoró el proceso realmente luego de la auditoria?
y tomando acciones consecuentemente en cada programa.
OBVIO QUE PARA LOGRAR AUDITORIAS INTERNAS EFECTIVAS, EL TEMA LE TIENE QUE INTERESAR A LA GERENCIA, Y A LOS AUDITORES (orgullosos de su rol de adalides de la mejora).
O SÓLO SE HACEN PARA CUMPLIR CON LA NORMA ? Y PODER MOSTRARLE AL AUDITOR DE CERTIFICACIÓN ALGUNOS REGISTROS FORMALES?
UD. TIENE LA RESPUESTA.
Gracias por su atención.
"Hoy en día el mayor riesgo es no arriesgarse".
(Anónimo)
Amigo aqui te dejo algunos link para que los leas y tomes lo que creas pudieras aplicar en tu caso en particular
contadores.infobaeprofesional.com/notas/...empresas.html?cookie
www.sarbanes-oxley.com.ar/foro/viewtopic.php?t=76
www.monografias.com/trabajos15/auditoria...itoria-interna.shtml
www.abante.com.mx/view_noticia.php?nid=56
www.elprisma.com/apuntes/administracion_...as/auditoriainterna/
www.gitltda.com/noticias/NOTIGIT'S%20MAY_2006.pdf
www.siia.ugto.mx/iso/documentos/redtutor...20auditor%C3%ADa.doc
www.isacamty.org.mx/archivo/03-MESandoval.pdf
Espero te ayuden a preparar tu trabajo.
Saludos
REP
Sonora, Mexico
