AUDITORIA INTERNA A SUCURSAL

Según tu relato, cabría hacer las siguientes reflexiones:

1.- Si el conocido tuyo estaba al mando de esa sucursal, como es posible que no se encontrara en la unidad a "su cargo"; por principio de cuentas ésto habla mal de él, dado que como mando superior debe ser el primero en llegar, el último en irse y la persona que debe estar siempre en la unidad a su mando; sería lo mínimo que se pudiera esperar de una persona "al mando".

2.- La auditoria interna, es un mecanismo de control que puede ejercer la empresa en cualquier momento, pues de hacerlo previo aviso, bien pueden ocultarse o "taparse" las irregularidades que pudiera haber. Aclaro, es un comentario, no lo digo porque sea su caso.

La utilidad de las auditorias, es que estas sean sorpresivas, pues de no ser así, perderían su utilidad.

Es lógico que la empresa ejerza estos mecanismos de control, pues su finalidad es asegurarse de la eficiente utilizacion de sus recursos, cosa que me parece lógica, salvo sus mejores opiniones.

3.- Si el desempeño de tu conocido es impecable, el resultado de la auditoria lo será también.

Si hubiera ciertas observaciones resultantes de la auditoria, tu conocido, bien puede desvirtuarlas y/o aclararlas con los elementos de prueba conducentes y contundentes.

Dices que eran 3 personas las autorizadas para firmar, pienso que la responsabilidad de tu conocido se limitará a los cheques que él suscribió.

Aunque pensandolo bien, si el estaba al mando de la unidad, su responsabilidad era la de supervizar y/o avalar los movimientos de los otros 2, cosa que también me parece lógica.

Mencionas que hubo muchas irregularidades; entiendo, muchos movimientos no comprobados. Si realmente son irregularidades, deben responder por ellas.

Si son situaciones que se puedan aclarar mediante documentos fehacientes, contundentes e irrefutables, pienso que tu conocido y sus colaboradores no tendrán mayor problema.

Pero si en caso contrario, son irregularidades reales, habran que hacer frente a ellas, pues si se les encomendo un puesto estrategico fue para colaborar con los fines de la empresa y no, servirse de ella para fines personales y/o particulares.

Si se llevaron documentos, etc, pienso que es procedente, dado que todo, absolutamente todo es propiedad de la empresa, y si lo hicieron de manera sorpresiva y sin avisar, es de pensarse que ya tenian indicios de malos pasos y/o manejos...

En un escenario ideal, lo correcto hubiera sido notificar, recabar firmas y armar expedientes de manera conjunto, auditores y auditado, pero si lo hicieron bajo estas circunstancias, bien puede ser porque ya tenían indicios de otra índole.

Quieres deslindar?, pues entonces aclara las observaciones mediante tus argumentos, documentos contundentes y procedentes que no dejen margen a interprestaciones.

Quieres dejar sin efectos? pienso que no es posible, pues las auditorias internas son una facultad de la empresa para asegurarse del cumplimiento exacto del desempeño de sus funcionarios y en su caso, advertir irregularidades, cosas estas lógicas, pues esos funcionarios estan usando recursos "ajenos".

Soporte para la defensa pides: Esta sera la informacion que mes a mes presentabas, asi como los documentos soporte de cada retiro. Lo son tambien los acuses de cada entrega que hacias.

Pienso que mas que "defensa" serían aclaraciones.

Ahora que si andaban en movimientos turbios, habra que responder por ellos. Por la simple y sencilla razón de que esos retiros, provenian de recursos que no eran de tu conocido ni sus colaboradores, sino de la empresa, por ello, si no son comprobables fehacientemente, deben responder por ellos, mediante la restitución de los mismos, cosa que me parece lógica y procedente.

Pides dejar sin efectos la audotoria, porque?, si esta no tiene otro fin que la empresa tenga la seguridad de que sus funcionarios estan actuando conforme al recto proceder, lo cual me parece totalmente aceptable.

Son mis opiniones al respecto.

alberth escribio:

1.- Si el conocido tuyo estaba al mando de esa sucursal, como es posible que no se encontrara en la unidad a "su cargo"; por principio de cuentas ésto habla mal de él, dado que como mando superior debe ser el primero en llegar, el último en irse y la persona que debe estar siempre en la unidad a su mando; sería lo mínimo que se pudiera esperar de una persona "al mando". R: Por que simple y sencillamente realizaba a veces movimientos y diligencias dentro y fuera de la ciudad para la misma empresa que favorecian a la misma.

Mencionas que hubo muchas irregularidades; entiendo, muchos movimientos no comprobados. Si realmente son irregularidades, deben responder por ellas. R: Ok, en eso estoy de acuerdo, pero del mal manejo que las otras personas que pudieron hacer en la cta fiscal de la misma empresa, por que se les autorizaba para hacer gastos para la empresa y cobro de cheque para pagar al personal de la misma.

Y respecto a dicha auditoria, no estubo presente el auditado, por estar ocupado en un movimiento fuera de la misma empresa, y del llevarse documentacion y comprobantes de los gastos sin firmar de recibido al personal. creo que esas irregularidades por parte de la empresa

Pienso que mas que "defensa" serían aclaraciones, R: pero si ya se le notifico el resultado de dicha auditoria, asi nada mas y con saldo a cargo.

Gracias colegas, saludos

Si se les autorizaba a hacer gastos para la empresa y cobro de cheques para pagar al personal de la misma, como comentas, lo ideal sería que esas "observaciones" resultantes de la auditoria las solventes mediante la exhibición de los comprobantes de esos gastos y las nominas del personal.

Esto, pues bien puede ser que no se encontraban integradas en los documentos revisados, pero bien puedes exhibirlas como prueba para desvirtuar las imputaciones que te hagan.

Por otro lado, sería conveniente acudir a los esqueletos de las chequeras o a las copias de las pólizas cheques a fin de que tengas la certeza de que cheques fueron expedidos por tu conocido a fin de deslindarse de la responsabilidad de todos los demás.

Si despues de comprobar la totalidad de los cheques expedidos, resultara alguna diferencia a cargo de tu conocido, lo ideal sería celebrar un convenio con la empresa, respecto a la forma de pagar la misma, por ejemplo determinar la diferencia, firmar un pagaré y garantizar el mismo mediante el otorgamiento de una garantía (factura de un bien) o en su defecto mediante un aval.

Así todos saldran bien librados y no habra necesidad de juicios, etc, pues tu conocido habrá reconocido su adeudo, en caso de haberlo, y la empresa tendra la plena seguridad de que que recuperara la totalidad de los recursos no comprobados.

Por otro lado; y a fin de evitar ese tipo de situaciones, seria conveniente implementar algunas medidas de seguridad en dicha empresa, a fin de evitar:

a) Que la firma de los cheques sea mancomunada.
b) Que a partir de cierta cantidad la firma requera la autorización de algun superior.
c) Plazos mas cortos para efectuar revisiones y conciliaciones rutinarias.
d) Procedimientos, fechas y calendarios para las revisiones
e) Personas encargadas de llevarlas y cabo y quien las atenderá
f) Plazos para las aclaraciones pertinentes.

Por utimo, si tu conocido es el encargado de la sucursal, debe tener alguien que sea su segundo, alguien en quien el deposite toda su confianza y pueda responder, ante su ausencia, como si se tratara de él.

Saludos!

R.- pero si ya se le notifico el resultado de dicha auditoria, asi nada mas y con saldo a cargo.

Pues no hay de otra que aclararlo, que pida un tiempo razonable para integrar toda la documentación y asi pdoer desvirtur las observaciones.

PD. Papelito habla, y este será tu medio idoneo para comprobar todo lo erogado, y asi no dejar margen a la imposición y o determinacion de diferencias a tu cargo.