A cualquiera emociona el concertar una cita con un prospecto de cliente, ya que representa la posibilidad de tener mayor o nuevo trabajo y con ello una nueva fuente de ingresos, pero resulta vital saber cómo conducirse en esa entrevista y sobre todo recabar la mayor cantidad de información posible y de utilidad para estar en condiciones de saber el servicio que se espera recibir y desde luego fijar los honorarios en forma justa. Un profesionista, igual que cualquier negocio debe tener sus políticas de aceptación de clientes y para saber si un candidato es viable, es que una entrevista con el prospecto resulta fundamental.
- ¿Dónde realizar la primera entrevista?
El lugar aunque pudiera pensarse es lo de menos en realidad no deja de tener su importancia, lo primero que debemos tener claro es que debemos mostrarnos abiertos y dispuestos a adaptarnos a las necesidades del prospecto a cliente.
Domicilio del cliente. Si ya es un negocio en marcha quizá resulte deseable y recomendable que seamos nosotros quienes acudamos a su domicilio, eso nos dará incluso un mejor y más amplio panorama de las dimensiones e importancia del cliente.
Domicilio del profesionista. No debe extrañarte que tratándose de negocios en marcha el prospecto solicite la entrevista se realice en tus oficinas, precisamente buscando por parte de ellos darse una idea de la capacidad instalada que tenemos como despacho, es decir, tengamos en claro que el prospecto a cliente igualmente puede estar realizando un sondeo para darse una idea de con quien está tratando.
Terreno neutral. Las citas en restaurantes o café no son del todo recomendables para un primer contacto, se sugieren más para reuniones en las que se debe rendir o entregar cierta información, pero si el prospecto lo llega a solicitar, baste recordar que “el cliente siempre tiene la razón”.
Puestos de acuerdo en lugar, fecha y hora en la que tendremos ese primer contacto, pasemos a definir qué es lo que como mínimo debemos preguntar, que debemos definir y que podemos dejar en el aire.
- ¿Qué preguntas consideran obligadas realizar a un prospecto de cliente?
Generales.
Lo primero tiene que ver con lo que podemos decir son sus generales, si es un negocio que está por iniciar debemos obtener nombre del dueño o quien vaya a quedar registrado en el RFC, fecha de nacimiento, dirección fiscal exacta y referencias, si ha estado registrado con algún otro tipo de negocio anteriormente (1), si percibe en la actualidad algún tipo de ingreso, si maneja cuentas bancarias (y tarjetas de crédito) a su nombre, teléfono de contacto, estado civil y en su caso régimen conyugal, si es o ha sido socio de alguna empresa (2) (tipo de sociedad) y quien lo recomendó con nosotros. De ser persona moral, nombres de los socios, capital social, fecha de constitución y saber si los socios son integrantes de alguna otra sociedad.
Si la entrevista es sobre un “negocio en marcha”, al margen de que se recomienda obtener la misma información debe adicionalmente procurarse poder revisar su expediente fiscal, para conocer fecha de alta, obligaciones fiscales activas, posibles modificaciones al RFC, declaraciones fiscales presentadas y solicitar 32D para conocer de posibles omisiones en sus declaraciones. No descartar solicitar tener acceso a documentación de meses pasados, para ver el volumen de documentación con la que se va a trabajar y de paso revisar lo que pagaban de honorarios por servicios equivalentes a los que nos solicitan.
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Entrando en materia. ¿Qué hacen, como lo hacen, donde lo hacen, con quien lo hacen (siempre hablando de trabajo)?
Resulta esencial definir la actividad preponderante, a que se dedica. Resulta trascendente conocer la actividad ya que algunos regímenes o figuras fiscales son excluyentes para ciertos giros. (3)
Conviene tener claro el segmento de clientes al que atiende, ¿público en general, empresas, negocios, gobierno? (4)
Si es un negocio nuevo no debemos omitir el preguntar los ingresos anuales que tiene estimado obtener, ya que ello nos puede llevar a seleccionar el régimen fiscal más conveniente. (3)
Conociendo o definiendo su fuerza de trabajo.
Un dato que a futuro nos va a resultar de utilidad es conocer con el mayor detalle posible su proceso de trabajo, eso nos puede dar luz y sentido al momento de establecer o definir si un gasto o deducción califica o no como “estrictamente indispensable”. ¿Tiene o tendrá trabajadores?, ¿Cuántos?, ¿Periodos de pago de la nómina?, si el cliente tiene trabajadores la nómina, sus procesos y lo que de ello deriva implica trabajo adicional para el contador/asesor, trabajo que debe ser considerado al momento de fijar los honorarios.
(1) El cliente puede no saberlo, pero nosotros no podemos ignorar que el RFC es uno solo de por vida.
(2) De primordial utilidad si el cliente está explorando la posibilidad del RIF.
(3) Comisionistas a un tope del 30% para RIF, espectáculos públicos para RIF, solo por ejemplificar, no mayores a 2’000,000.00 en el año para RIF.
(4) Decretos que exentan de IVA por nivel de ingresos a RIF.
- Obligatorio definir en forma clara.
Un tema en el que no podemos ser ambiguos es “el alcance del trabajo para el que se nos requiere”, es decir, tenemos que precisar con el mayor detalle posible los servicios que nos solicitan y estamos en condiciones de prestar, si es solo atención a la contabilidad, si se va a procesar la información en sus instalaciones y equipo o lo haremos en nuestras oficinas, si vamos a acudir a sus instalaciones o nos van a llevar la documentación, si la nómina la manejan ellos o la procesamos nosotros, quien opera los movimientos afiliatorios del imss, es decir, que es lo que quieren de nosotros y de ello que es lo que si queremos y podemos hacer.
Si en ese primer contacto logramos hacer consciente al prospecto de la responsabilidad de declarar, las sanciones y riesgos por no hacerlo en tiempo y forma, y dejar en claro hasta donde llega la responsabilidad del asesor, podremos decir que ha sido una buena entrevista.
- Lo que debe quedar en el aire.
Por curioso o contradictorio que parezca los honorarios no deben definirse nunca en la primer cita, si bien puedes darle una idea preliminar siempre resulta conveniente puntualizarlos en una propuesta por escrito, en la que se plasme tanto el trabajo a realizar como los honorarios a devengar.
Ahora sí, ya que sabemos la información que debemos obtener, la que podemos dar y la que no debemos dar, podemos acudir a la cita con la mejor voluntad posible. Recuerda algo fundamental, el prospecto a cliente te espera a ti, por lo que resulta fundamental que desde este primer contacto la atención que le brindes sea personal, por tanto y ante la eventualidad de un posible imprevisto que te impida acudir a la cita, debes ofrecer una disculpa y solicitar una reprogramación de la entrevista concertada, puntualizando que lo haces para estar en condiciones de darles la atención que merecen.