Una de las muchas problemáticas que llegan a enfrentar los negocios de nueva creación es lograr contar con el personal idóneo, al igual que evitar la rotación de personal, es frustrante para todo empresario invertir en capacitar personal y que este se vaya a las primeras de cambio, ya que implica volver a entrevistar, contratar y capacitar. Si todo eso es “un fastidio”, si no se cuenta con manuales que aligeren esos procesos el fastidio será mayor.
Un manual de descripción de puestos y funciones no va a garantizar la no rotación de personal, pero si va a servir para que los nuevos se empapen y conozcan más rápido lo que el puesto para el que se les contrata exige. Igual será de utilidad para que quien contrate pueda tener una idea del perfil de la persona que se debe contratar.
Debemos tener claro que un manual es propiamente una “guía de instrucciones”, que nos debe servir para poder usar algo o corregir problemas. Contar con un manual de puestos y funciones en nuestro negocio debe ser visto como una herramienta administrativa sumamente valiosa, ya que se convierte en una fuente de consulta de lo que se debe o no hacer. Contar con un manual permite incluso que ante la ausencia de un empleado otros sepan lo que se supone debía hacer el que falto y con ello estar en condiciones de poder hacerlo para que el proceso de trabajo se vea trastocado lo menos posible.
Un manual de descripción de puestos y funciones sirve también como material de capacitación y garantiza la consistencia en los procesos. Dicho de otra forma los procedimientos se diseñan para ayudar a reducir variaciones y con ello minimizar errores dentro de un determinado proceso. Por lo que indicar claramente lo que se persigue con cada proceso, es útil para lograr la cooperación o el cumplimiento y transmite a los empleados un sentido de dirección.
Toda vez que un manual de procedimientos debe contemplar las tareas imprescindibles para cumplir con las funciones de determinado puesto, debe estar redactado de la manera más clara posible, sin ambigüedades y sin que pueda generar dudas sobre lo que debe y no debe hacerse. Es decir, evitar que se necesite un manual para entender el manual. Al final solo se trata de poner a cada quien en su lugar.
¿Qué debe contener un manual de puestos y funciones?
• Identificación del puesto
• Funciones
• Responsabilidades
• Información/Instrucciones
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Escuchar la frase “manual de puesto” se suele asociar con un documento de lectura tediosa y difícil comprensión. Esa predisposición es precisamente lo que hace que muchos de estos documentos no sean efectivos.
Ante ello, conviene tener presentes las siguientes recomendaciones:
• Deben ser redactados con un lenguaje claro y conciso
• La información referida a procedimientos debe ser precisa, concreta
• Evitar utilizar información que pueda quedar obsoleta rápidamente
• Evitar el uso de lenguaje técnico/jerga que no sea familiar para la mayoría
Confiando en que ya empezaste a cobrar conciencia de lo conveniente que te resulta contar lo antes posible con un “Manual de descripción de puestos y funciones” y suponiendo te estas preguntando si hacerlo tú mismo o contratar quien te lo haga, te pregunto, ¿Ya pensaste en pedirle apoyo a tu asesor externo?, ¿Sabías que existe la auditoria de operaciones?, al menos confiamos tengas conocimiento que los contadores pueden colaborar con lo que se da en llamar control interno. Sugerencia, no esperes mas, llama a tu contador y empiecen a trabajar en la integración y redacción del manual de la empresa, a la larga eso te va a dar la oportunidad de tener personal sumamente valioso pero no imprescindible y te dejara en el escenario de no tener que estar presente en todo lugar para corregir fallos, vamos, tendrás que trabajar menos.
El presente artículo fue originalmente redactado y publicado por la revista digital Audacia Corporativa Fiscal