Desde la reforma fiscal del 2014 las autoridades fiscales cuentan con más elementos para poner en duda las deducciones fiscales de los contribuyentes. Se exige al contribuyente contar con un CFDI, con la materialidad de la operación, con contratos, expresar la razón de negocios y una extensa lista de requisitos adicionales que en muchas ocasiones superan lo establecido en las LEYES. En este análisis nos avocaremos a revisar los principales requisitos para poder deducir los gastos de viaje, también llamados Viáticos.
Se entiende como gastos viaje como las erogaciones que realiza el empresario, personal de la empresa o un tercero autorizado por la misma, para realizar una encomienda que generara un beneficio para el ente económico. Los gastos de viaje se pueden erogar para adquirir una mercancía, para prestar un servicio a nombre de la sociedad, para enajenar y entregar un producto, para cobrar un adeudo a favor de la empresa, para recibir capacitación pagada por la empresa u otro asunto similar. Contablemente lleva su registro en el concepto Gastos de viaje, desglosando en dicho concepto los gastos erogados por hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóvil, propinas, etc.
La autoridad ha establecido que no cualquier personaje puede erogar una cantidad y nosotros la podremos deducir bajo el concepto de gastos de viaje. Según su criterio para poder deducir dichas cantidades es indispensable que la persona que eroga dichos gastos sea alguien con quien tengamos una relación laboral o nos preste servicios profesionales. Esto lo menciona en el Criterio No vinculativo 6/ISR/NV denominado: Gastos a favor de tercero. No son deducibles aquellos que se realicen a favor de personas con las cuales no se tenga una relación laboral ni presten servicios profesionales publicado en el Anexo 3 de la RMF 2017.
Los principales requisitos que establecen las disposiciones fiscales para poder deducir dichas erogaciones por conceptos de gastos de viaje son las siguientes:
• Ser estrictamente indispensables para la obtención de ingresos o la actividad del contribuyente
• Estar amparadas por un CFDI, salvo algunas excepciones.
• Si son operaciones mayores a dos mil pesos estar pagadas con cheque, transferencia de fondos, tarjeta de crédito, tarjeta de débito o monederos electrónicos. Esta limitante no aplica para la deducción de combustibles, los cuales no podrán ser pagados en efectivo.
• Que el IVA este expresamente desglosado en los CFDI
• Las erogaciones estar debidamente registradas en nuestra contabilidad, ya sea en nuestra contabilidad electrónica o en la aplicación electrónica del SAT “Mis Cuentas”
• Estar dentro de los límites de deducción establecidos en Ley o el Reglamento
Otro requisito que establecen la disposiciones fiscales es que dichos gastos se eroguen fuera de la franja de más de 50 kilómetros de donde se encuentre el establecimiento del contribuyente (Art.28 Fracción V LISR), entendiéndose por domicilio del establecimiento aquel en donde presta normalmente sus servicios la persona a la cual se le prestan servicios personales independientes o subordinados (Art. 25 RISR)
Los comprobantes por concepto de alimentación, transporte, hospedaje y demás deben contener todos los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación. Por concepto de alimentación solo pueden erogarse hasta $ 750.00 diario y los gastos por concepto de hospedaje no están limitados a un importe, esto si son erogados en territorio nacional.
Si por las circunstancias propias del viaje no fue necesario pagar hospedaje, para que proceda la deducción de estos gastos es indispensable acompañar gastos de transporte y alimentación, además de que la alimentación deberá ser pagada con tarjeta de crédito o débito de la persona que realiza el viaje.
Si los gastos de viaje son erogados en el extranjero los comprobantes deben tener al menos el nombre denominación o razón social y domicilio de quien la expida; lugar y fecha de expedición; descripción del servicio que amparen; el monto total de la contraprestación pagada por los servicios y en ésta deberá asentarse el nombre, denominación o razón social del usuario del servicio, y además contener los requisitos que conforme a la legislación del país en que resida quien expide el comprobante, deba incluir el mismo.
Si se eroga gastos de alimentación del contribuyente o sus encomendados en lugares que están a menos de los 50 kilómetros, dichos gastos no se consideran viáticos y no será deducible al 100%. Fiscalmente se le denomina consumos en restaurantes y solo son deducibles en un 8.5% del gasto erogado y el IVA pagado solo es acreditable dicho porcentaje siempre y cuando dicha erogación sea pagada con tarjeta de crédito, debido o monedero electrónico.
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Si la persona que realiza el viaje lo hace en un vehículo propiedad del trabajador, también serán deducibles los gastos por concepto de gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones, hasta un límite de 93 centavos por kilómetro recorrido, siempre y cuando se adjunten comprobantes de hospedaje de la persona que conduzca el vehículo. (Art.58 RISR) Si el vehículo donde se realiza la transportación es propiedad del contribuyente no hay límite por kilómetro recorrido para los gastos antes mencionados.
Los gastos por concepto de alimentación en el extranjero están topados a $ 1,500.00 diarios y los gastos por concepto de hospedaje están topados a $ 3,850.00 diarios, además de estar condicionados a que sean acompañados de gastos de transportación que demuestre que fue el contribuyente o el encomendado quien se transportó y posteriormente se hospedó.
Todos estos estos gastos erogados, al momento de ser entregados al departamento de contabilidad del ente económico deben estar acompañados de un documento que acredite quien y que actividad realizo, además de mencionar que beneficio obtuvo la empresa con dicho viaje, por ejemplo:
“COMPAÑÍA X SA DE CV
Por medio del presente les informo que me desplace los días 25 y 26 de julio del año en curso a la ciudad de Puebla, Puebla esto para realizar actividades de muestreo y ventas a diversos clientes potenciales de dicha región, obteniendo como resultado de mi viaje los pedidos 1524 y 1525, los cuales ya fueron presentados al Lic. Javier X, gerente de ventas. Adjunto al presente encontrara los gastos realizados para comprobar la cantidad de $ 1,500.00 que me fue entregada el 5 de julio, quedando un saldo a mi cargo por $ 75.00, el cual ya fue depositado en la cuenta XXXXXX del banco Banorte a su nombre. Sin mas por el momento me despido a sus órdenes para cualquier aclaración al respecto.
Atentamente… El trabajador cumplido”
No olvidemos que si como patrón entregue a mis trabajadores una cantidad por concepto de gastos a comprobar como viáticos y la misma no es comprobada, dicha cantidad se convierte en un ingreso gravable para el trabajador y sujeta a ISR. En este sentido y dado que en ciertas regiones del país es poco factible encontrar personas que nos entreguen un CFDI por nuestros pagos existe la facilidad de no comprobar el 100% de los gastos con CFDI y que los mismos sean deducibles, siempre y cuando dicho no importe no sea superior a 20% del total de gastos de viaje de dicha encomienda, y que dicho importe sumado anualmente por persona no supere $ 15,000.00 siendo indispensable que dichas erogaciones sean pagadas con tarjeta de crédito o debido. Dicha cantidad sin CFDI serán ingresos exentos para el trabajador. Este beneficio no es aplicable a gastos de hospedaje o avión (Art.152 RILSR)
Si la empresa entrego una cantidad por concepto gastos a comprobar por concepto de viáticos y el trabajador o prestador de servicios comprueba que erogo una cantidad adicional, dicho importe debe reembolsársele.
Como se puede apreciar los gastos de viaje (VIATICOS) deben cumplir con algunos requisitos establecidos en Ley y Reglamento de la Ley del ISR para poder deducirlos en su totalidad, sin dejar de lado que los mismos deben erogarse porque representaran un beneficio para el contribuyente. Analicemos a detalle dichos requisitos para informarlo a nuestros clientes y que ellos no cometan errores que podrían convertirse en créditos fiscales al momento de efectuarnos una auditoria electrónica o física. Quedo a sus órdenes
CP Enrique Corona Mendoza
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