Originalmente este artículo fue redactado en el año 2012, vemos con tristeza que la violencia que dio origen a su contenido no se ha extinguido en el país, en el “mejor” de los casos la violencia solo se ha mudado de una región a otra. Ciudades que en 2012 no presentaban problemas de secuestro, asaltos y mas hoy se encuentran inmersas en esa zozobra que provoca la inseguridad. Conviene no perder de vista que por fortuna la necesidad de manejar negocios a distancia no es exclusiva de vivir en zonas convulsionadas por la violencia, por tanto las medidas que se sugieren sirven sin importar el origen de la necesidad.
Por diversas razones en la actualidad es si no común por lo menos no resulta tan extraño que los empresarios deban realizar el manejo de sus negocios a distancia, cuando esto se realiza desde la apertura misma del negocio se adoptan cualquier cantidad de medidas tendientes a favorecer que el negocio resulte efectivamente en eso, negocio. Pero en casos en que el negocio ya esta en marcha y en forma repentina debe el empresario ausentarse por un periodo prolongado o indefinido de las instalaciones de la empresa es que viene la pregunta, ¿Qué hacer para que el negocio siga funcionando sin él presente?, a continuación algunas sugerencias para que el manejo a distancia sea factible. Entendiendo que como siempre en el mundo de los negocios nada es garantía de funcionabilidad o rentabilidad.
1.- Instalación de cámaras para monitoreo de las instalaciones por internet, poner especial énfasis en la zona de las instalaciones en que se encuentre la mercancía. Las cámaras resulta recomendable no solo transmitan video, si no que posibiliten incluso la transmisión de audio.
2.- Designar personal responsable de cortes diarios de caja y facturación
3.- La instrucción al personal de mostrador debe ser la de facturar todo lo que se venda, para poder estar en condiciones de detectar cualquier faltante o diferencia, de otra forma va a resultar complicado poder detectar faltantes o en el menor de los casos el empleado va a tener forma de justificarse
4.- Solicitar reporte diario de facturación, montos y productos vendidos. Si se maneja CFDI este reporte se debe poder obtener directo del portal del proveedor de CFDI
5.- Corte diario de bancos, montos depositados de efectivo, cheques, tarjeta de crédito, cruzarlo contra cortes de caja y facturación firmado por el responsable del envió del deposito al banco
6.- Solicitar cortes diarios del estado de cuenta bancaria, obtenidos directamente del portal bancario, la mayoría de los portales de bancos permiten bajar cortes parciales seleccionando periodos determinados, al bajar el corte por día debe cruzarse contra la información que entregue el personal (reporte descrito en punto 5)
7.- Establecer fechas de recepción de comprobantes para revisión y programación de pagos a proveedores
8.- Solicitar estados de cuenta a los proveedores con fechas de vencimiento, para poder programar pagos aprovechando de ser posibles descuentos financieros y evitar la entrega de cheques posfechados
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9.- Procurar realizar los pagos a proveedores vía internet desde el portal del banco (SPEI o transferencia), solicitar previamente a los proveedores datos de su cuenta bancaría y clabe para transferencias
10.- Manejo de nómina con tarjeta de débito bancaria. Una persona la procesa y una distinta la autoriza y dispersa
11.- De ser posible designar un responsable del inventario (almacén) y limitar en la medida de lo posible el acceso a la sección en que se encuentre la mercancía al resto de empleados, para que solamente él surta los pedidos y poder exigirle cuentas claras del manejo del inventario
12.- Establecer quienes del personal van a ser la gente de confianza para el manejo del negocio. De momento tal vez no, pero en un corto plazo debe considerarse un incremento en las percepciones de dicho personal, para generar mayor sentido de compromiso. Este puede ser quizá el tema de mayor relevancia, la selección va a depender directamente del dueño o persona que manejaba el negocio en la actualidad, de los lazos de confianza que pueda o no tener con los empleados actuales, de la conducta que haya observado, costumbres y un sinfín de situaciones que sopesar para la elección
13.- Cargar en al menos una computadora software que permita video llamadas para que los empleados se sientan monitoreados
14.- Celebrar reuniones por semana o quincena con el personal designado como de confianza, siempre en lugares distintos, para revisar cuentas, reportes, metas
15.- Avisar en alguna ocasión las intenciones de acudir a la empresa, dar fecha y hora, no acudir, pero monitorear las cámaras de vigilancia exterior para detectar movimientos sospechosos, al igual que las cámaras de vigilancia en el almacén para detectar movimiento inusual de productos
16.- Contar con seguro de gastos médicos mayores para toda la familia
17.- Contar con seguro contra robo en la negociación, ver que la póliza contemple traslado de valores y robo violento
18.- Contar con seguro de vida para las cabezas de familia
19.- Procurar adquirir seguro de "hombre clave" que posibilite la continuidad del negocio
20.- Revisar estadísticas de ventas y cobranza, para confrontar números actuales y comportamientos históricos
21.- El no estar presente en el negocio físicamente no debe ser obstáculo para que se tenga contacto con proveedores y clientes, puede aprovecharse para entablar contacto personal o al menos en forma telefónica para buscar mejorar las condiciones de los negocios mutuos, plazos, descuentos, etc.
Las sugerencias anteriores tiene como finalidad establecer controles y rutinas para que sea posible que los negocios continúen funcionando sin necesidad de que el dueño este presente, pero insistir en que solo son eso, sugerencias, no garantías. Sobre considerar que son medidas que serán aplicadas en el escenario de una ausencia prolongada no prevista, un indicador de que están funcionando será el no ver disminuido el flujo normal de operaciones que se tenía en meses anteriores.
Si consideras tener alguna idea o sugerencia que no haya sido expuesta y que por tu experiencias sabes es necesaria te invitamos para que la des a conocer en el este mensaje Cartera de clientes en riesgo, ¿Qué hacer?
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