¿Cómo transformar un problema o diferencia en la oficina en una oportunidad de aprendizaje?
Tratar con empleados que se pelean en la oficina no es sencillo. Sería ideal si cada uno se mantuviera en su esquina como si fuera una pelea de box, pero como eso no es posible, se tiene que optar por medidas más directas y efectivas.
Cuando se trabaja con grupos de personas es probable que en algún momento haya algún conflicto entre ellas. Las diferencias no son necesariamente malas. Asi como los desacuerdos tampoco son negativos, ambas actitudes pueden generar cambios positivos. Las opiniones contrarias generan creatividad.
Sin embargo, las divergencias laborales, muchas veces llevan a situaciones disfuncionales. Este problema puede ser tan serio, que los jefes suelen verse en la necesidad de poner ultimátum o terminar con la relación laboral de alguno de los empleados.
Para evitar situaciones extremas, se tienen que tomar las medidas necesarias a tiempo, estar atentos por si hay conflictos internos y no dejar que las disputas lleguen a parecer insuperables. Cuando se ignoran los conflictos muchas veces llegan a un nivel en que es difícil resolverlos.
Las 5 razones más comunes que provocan conflictos de oficina
Cuando los conflictos se disparan fuera de control se vuelven situaciones muy complicadas de resolver. Por ello es importante saberlas detectar a tiempo.
Las señales que a continuación se mencionan permitirán anticiparse a los grandes problemas:
1. Falta de claridad. Los empleados que no tienen bien delimitadas sus funciones pueden iniciar disputas territoriales. Lo ideal es tener por escrito las tareas a desempeñar en cada puesto y las relaciones jerárquicas claramente definidas. De este modo se pueden prevenir muchos conflictos.
2. Escasez de recursos. Actualmente se exige a la gente hacer más con menos, esto deriva en conflictos monetarios, materiales, de tiempos de trabajo, e incluso problemas de espacio. Al observar este tipo de conflictos, es vital atender las necesidades primarias de cada empleado y distribuir bien los recursos para permitir hacer bien el trabajo. Una forma de solucionar este problema es involucrar a los colaboradores en la disposición de los recursos, así se les da oportunidad de comprender como se lleva a cabo el proceso de decisión para la asignación de recursos.
3. Conflictos de interés. Las metas personales de los empleados a veces interfieren con las de la organización. Esto puede afectar a la empresa. Una medida preventiva es recordar constantemente a los colaboradores de la compañía que deben encuadrar sus objetivos personales con las metas estratégicas de la organización.
4. Falta de comunicación. La comunicación ineficiente lleva a la incomprensión y crea discordia entre los empleados. El fracaso de proyectos por falta de comunicación lleva a que los colaboradores se culpen entre sí. Fomentar la suficiente información y la óptima divulgación de ésta tiene favorables e innumerables resultados.
5. Luchas de poder. La necesidad de tener el control es la causa de muchos conflictos laborales. ¿Quién tiene acceso a la información? ¿Quién debe participar en el proyecto? Las luchas de poder existen en la oficina. Es necesario enseñar a los empleados cómo gestionar las relaciones dentro de la organización para poder navegar entre estas luchas.
¿Cómo resolver los conflictos en el trabajo?
Un buen líder proporciona a sus colaboradores las herramientas que necesitan para poder resolver conflictos en vez de ser el árbitro de los enfrentamientos.
Los empleados que tienen que soportar un ambiente laboral tóxico serán afectados en su productividad y, en algunos casos, en su autoestima.
Los líderes en las empresas deben comprender que el clima laboral tiene mucha relación con la productividad.
A continuación algunas sugerencias para ser el guía del equipo y no el árbitro.
- Enfrentar el conflicto. Un conflicto no se resuelve solo. Entre más tiempo dure, éste empeorará. Si el líder espera a que se solucione por sí solo, perderá credibilidad, tiene que conocer la situación y manejarla como mejor convenga a la empresa y evitar que los problemas se hagan más grandes.
- Mediar, no juzgar. Es cierto que es preferible que las personas resuelvan sus conflictos, pero a veces ellas no lo logran. En estos casos es necesario controlar los problemas para no dejar que afecten el desempeño laboral de los involucrados o el de la empresa. Para poder mediar lo primero es entender el problema.
Lo ideal es reunirse por separado con cada persona involucrada y hacer preguntas como estas:
¿Qué propició el conflicto?
- ¿Qué dijo cada quién?
- ¿Qué hizo cada quién?
- ¿Cómo le gustaría que se solucionara el problema?
- ¿Qué sugeriría que se debería hacer para manejar el problema?
Lo siguiente es juntar a los colaboradores y hablar acerca del conflicto. Luego hay que conjugar las posiciones, sin tomar partido o alguna posición particular, atendiendo los conceptos de la empresa, considerando las coincidencias. Entonces se podrá trabajar en conciliar algún acuerdo.
Los desacuerdos son inevitables, pero no está de más la capacitación de empleados y directivos para saber actuar ante conflictos dentro de la empresa, esta inversión puede verse reflejada en el buen funcionamiento de la organización.
Es común que los empleados compitan entre ellos, pero la lucha debe ser por el crecimiento de la empresa. Luego, los directivos tendrán que preocuparse menos en los conflictos y ocuparse más en asuntos relativos al negocio sabiendo que la compañía tiene un buen ambiente laboral.
- Reconócelos individualmente
Cuando un equipo de trabajo alcanza exitosamente una meta no hay mejor ejercicio que realizar algún tipo de reconocimiento grupal para festejar el triunfo obtenido. Pero sabemos que el mejor vendedor no se comprara con lo que hace el practicante novato.
Las personas también necesitan ser reconocidas individualmente. Las empresas o directivos tienen que buscar momentos precisos para reconocer tales situaciones. Pueden enviar a su mejor empleado a un curso, conferencia o congreso. También podrían emplearse días especiales para dejar salir temprano a esa persona o darles el día, en reconocimiento a su trabajo.
No se trata de fomentar el favoritismo en la empresa, realmente los empleados odian esa situación. Sino de reconocer individualmente a sus empleados, y hacerles saber que todos tienen esa misma oportunidad.
- Asignación de Tareas Basada en Habilidades y Preferencias
Algunas personas en tu compañía algunas veces deben hacer tareas que no les gustan. Pero si posicionas a los empleados en sus puestos basándote en sus preferencias y habilidades, tendrás mejores resultados.
Una persona que gusta de hacer una tarea y que además está capacitado para ella será mucho mejor en esa posición que otra persona que prefiere hacer otras actividades.
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- Pregunta por su Opinión
Ahora es más importante que nunca que te acerques a pedir la opinión de tus empleados para recibir retroalimentación. En esta actividad podrás escuchar ideas de cómo realizar actividades de una forma más rápida y eficiente a como se vienen realizando; sugerencias para entrar a nuevos mercados, producir nuevos productos y nuevos procedimientos para la empresa; información sobre nuevos prospectos, clientes, surtidores, distribuidores y otros actores externos.
Obtener el máximo provecho de las personas que conforman una empresa, dará resultados positivos, siempre y cuando se lleven estos y otros elementos que el personal a cargo implemente de una manera metódica y disciplinada.
- Tratar a cada empleado no sólo por igual, sino con justicia
Cada empleado es diferente. Algunos necesitan un empujoncito. Otros necesitan un aumento de confianza. Otros necesitan un jalón ocasional. Algunos empleados se han ganado una mayor libertad. Otros no lo han hecho. Igualdad de trato no es siempre un trato justo. Los empleados se preocupan mucho más cuando saben que un premio o un correctivo es, en circunstancias inusuales, sobre la base de lo que es correcto y no sólo de lo que está escrito.
“Una empresa es como una máquina, para que funcione adecuadamente todas las piezas tienen que desempeñarse lo mejor posible. El trabajo conjunto de empleados, colaboradores y jefes es lo que permite el logro de objetivos. Sin embargo, cuando uno de los empleados baja su rendimiento es necesario entender el porqué.”
C.P. Lizbeth Guerrero Morales
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